Puede haber muchas razones por las que aparecen correos electrónicos duplicados en Outlook. Éstos son los más comunes:
1. Varias copias del mismo correo electrónico de remitentes que intentan llamar su atención sobre el mismo boletín, evento, noticia, etc.
2. Una sincronización interrumpida o incorrecta entre diferentes dispositivos (portátil, ordenador, dispositivo móvil, etc.). Esta es la razón más común. Por ejemplo, lee algunos correos electrónicos en su computadora portátil y en la computadora de su hogar, y luego mueve los mensajes leídos a diferentes carpetas en cada dispositivo.
3. Pueden aparecer correos electrónicos duplicados como resultado de algunos problemas con los servidores de correo, especialmente cuando la opción Dejar mensajes en la configuración del servidor está habilitada.
4. Reglas de Outlook configuradas incorrectamente para los correos electrónicos entrantes. Por ejemplo, cuando se aplican dos o más reglas de “mover una copia a” a determinados mensajes entrantes.
5. Fusionar varios archivos .pst en uno.
6. El software antivirus puede crear correos electrónicos duplicados. Puede ser un efecto secundario intermitente, especialmente si hace clic en el botón “Enviar/Recibir” con demasiada frecuencia.
Independientemente del motivo, varias copias del mismo correo electrónico pueden causar cierta confusión. Además, esto puede ralentizar su dispositivo, ya que Outlook es una de las aplicaciones más complejas y que consume más recursos. Cuantos más correos electrónicos tenga, más memoria, espacio en disco y CPU consumirá.
Desafortunadamente, incluso la última versión de Outlook no proporciona ninguna herramienta integrada que pueda eliminar mensajes duplicados. Aún así, existen algunas soluciones:
NOTA: Nuestras recomendaciones se basan únicamente en nuestras pruebas. No podemos garantizar que el software que se describe a continuación funcione como se espera. Recomendamos encarecidamente hacer una copia de seguridad de todos sus correos electrónicos antes de continuar con cualquier instalación. No dude en consultar.
1. Eliminador de elementos duplicados de Outlook, también conocido por la abreviatura ODIR. ODIR se ejecuta en todas las versiones de Outlook, desde Outlook 2000 hasta Outlook 2010. Todavía no es compatible con Outlook 2013 ni Outlook 2010 de 64 bits.
Es muy sencillo y fácil de usar. Todo lo que necesita es seleccionar una carpeta para buscar elementos duplicados y hacer clic en el botón Eliminar elementos duplicados:
Esta herramienta también puede buscar contactos, tareas, notas y elementos del calendario duplicados.
NOTA: ODIR en realidad no elimina duplicados. Crea una subcarpeta especial ODIR_Duplicate_Files en la carpeta seleccionada y mueve allí los duplicados encontrados. Para que pueda comprobar si todos los elementos son duplicados reales.
Una de las desventajas del complemento es la falta de opciones para configurar los criterios de búsqueda. El complemento puede buscar duplicados solo en la carpeta seleccionada. Se ignorarán las subcarpetas de la misma carpeta. Entonces, si tiene una estructura de carpetas de varios niveles y desea escanear todas las carpetas en busca de duplicados, este complemento no será de mucha ayuda.
2. Desafortunadamente, no existe ninguna herramienta gratuita que pueda ser flexible en configuración, confiable y rápida. Sin embargo, puedes considerar.
Los desarrolladores del complemento ofrecen una versión de prueba gratuita de 30 días. Así, al menos, podrás probar cómo funciona antes de comprarlo. Esta herramienta funciona con Outlook 2013, 2010, 2007, 2003 y 2002/XP.
Este complemento proporciona muchas opciones avanzadas, que no están disponibles en las herramientas gratuitas y que le permiten buscar elementos duplicados en la carpeta especificada según los criterios y la prioridad que elija:
Con Duplicate Email Remover necesitas elegir las carpetas que deseas verificar:
Con la versión paga también es posible configurar una prioridad para las carpetas:
Si hay copias de un correo electrónico exacto en todas las carpetas que ha seleccionado, el complemento dejará solo un correo electrónico en la carpeta con mayor prioridad (el primero en la lista) y eliminará los elementos duplicados de las otras carpetas.
Por ejemplo, si ha seleccionado 3 carpetas para verificar y los duplicados se encuentran en la segunda y tercera carpeta, el correo electrónico se dejará en la segunda carpeta y se eliminará de la tercera y así sucesivamente.
Otra característica importante y útil de este complemento es la posibilidad de elegir una acción que se aplicará a los correos electrónicos duplicados:
También puedes especificar el período de tiempo aplicado a la acción elegida: para enviar mensajes de correo electrónico recibidos en los últimos días, semanas, meses o en cualquier momento:
Además, una opción muy útil es comparar envíos de correo eligiendo el campo exacto. Se puede utilizar cuando necesita encontrar correos electrónicos duplicados con pequeñas diferencias, como el nombre del remitente o la fecha y hora en que se envió el correo electrónico. Por ejemplo, si a menudo recibe varias copias del mismo correo electrónico del mismo remitente, puede desmarcar algunos campos irrelevantes para que solo se guarde uno de esos correos electrónicos en su bandeja de entrada y se eliminen todos los duplicados:
NOTA: el cuerpo del mensaje, el asunto y la dirección de correo electrónico del remitente no se pueden desmarcar ya que son los campos principales mediante los cuales Duplicate Remover detecta duplicados.
Existen muchas otras herramientas de eliminación de duplicados (de pago y gratuitas) que puedes encontrar fácilmente en Internet. Sin embargo, asegúrese de que sean de un proveedor confiable; se da preferencia a los socios de Microsoft y a los MVP. El uso de una herramienta poco confiable puede dañar su Outlook y su computadora.
¡Eso es todo!
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