El tema del envío de correos electrónicos comerciales puede parecer muy simple y mundano, pero si se equivoca, puede impedir que su negocio avance. ¿Por qué? Porque las empresas sobreviven creando y manteniendo excelentes relaciones con clientes, proveedores y socios. Por eso, cuando necesite comunicar información importante, es igualmente importante que lo haga de la manera correcta.
Puede que el correo electrónico haya sido el , pero con más de cuatro mil millones de usuarios, sigue siendo el . En este artículo, describimos los conceptos básicos de los correos electrónicos comerciales, de principio a fin, y cubrimos algunos consejos y trucos para asegurarnos de obtener la respuesta que necesita.
Por supuesto, los hay que pueden adaptarse a necesidades comerciales específicas, como boletines informativos, anuncios promocionales, etc. Simplemente cubriremos los conceptos básicos de las buenas comunicaciones comerciales por correo electrónico en general. Las cosas que realmente necesitas saber al redactar tus correos electrónicos desde cero. Empecemos desde el principio:
¿Por qué envías este mensaje?
La mejor estrategia antes de escribir una sola palabra es preguntarse por qué necesita comunicarse con esa persona en particular. ¿Cuál es el motivo de tu mensaje? ¿Qué tipo de objetivo tienes en mente? Algunas de las razones para enviar un correo electrónico comercial pueden variar desde:
- Una factura vencida
- Información sobre un nuevo producto o servicio antes de lanzarlo al mercado.
- Detalles y consejos sobre envío y recepción.
- Programar una reunión
- Detalles técnicos importantes, como descargar o actualizar instrucciones.
Establecer su intención desde el comienzo de este proceso lo ayudará a mantenerse enfocado en el objetivo de obtener una respuesta a sus inquietudes, cualesquiera que sean.
Línea de asunto
Este es el primer texto que verá su colega o cliente. Piense en ello como el titular de un periódico. Redactar una línea de asunto bien leída es fundamental para dar una buena primera impresión. Sea lo más preciso posible en su línea de asunto. Ser vago no hará que su mensaje se lea de manera oportuna, ni demasiado texto.
Sea breve y directo, y siempre. Tenga en cuenta que la mejor estrategia es breve y directa. Si bien es posible que desees escribir algo atractivo para mostrar tus habilidades creativas, es posible que te estés comunicando con una persona muy ocupada al otro lado de la línea. Ese colega o cliente tiene cosas que hacer, reuniones a las que asistir y recados que hacer. Facilite al máximo la lectura y la respuesta de su mensaje.
No querrás que el lector se estrese, así que no lo escribas todo en mayúsculas, ya que parecerá que les estás gritando incluso antes de que lo abran. O peor aún, será visto como spam y eliminado.
Las líneas de asunto también deben parecer auténticas; no tiene sentido prometer demasiado, exagerar o intentar engañar al lector para que abra el correo electrónico. Todo lo que hará es crear desconfianza una vez que descubran tu verdadera intención. En general, las cosas que se deben evitar son:
X La emergencia: Información urgente
X La respuesta falsa: Re: ¿Te pones al día el lunes?
X El chivato: Todo es GRATIS durante las próximas 24 horas… es broma
X El grito: ¡¡¡SÉ EL PRIMERO EN REGISTRAR UN DOMINIO .INC!!!
X El grito del lobo: Última venta del 50%… ¡No, realmente nunca! ¡ALGUNA VEZ!
Vista previa del texto
Considere la posibilidad de que el destinatario también tenga una vista previa del texto al iniciar su mensaje. El texto de vista previa es la primera o segunda línea del cuerpo de su mensaje que se puede ver además de la línea de asunto. Es una oportunidad más para influir en el lector para que abra su mensaje tan pronto como lo reciba. Si bien es más útil en envíos masivos de correos electrónicos de marketing, también debe tenerse en cuenta al enviar correos electrónicos comerciales a colegas y clientes habituales. No todos los proveedores de correo electrónico ofrecen texto de vista previa, pero tener en cuenta esta visibilidad es una decisión acertada.
Entre en más detalles haciendo referencia a su línea de asunto principal. Refuerce la idea de la línea de asunto con una línea de texto de entre 50 y 130 caracteres.
Un buen ejemplo de cómo el texto de vista previa complementa la línea de asunto:
- Línea de asunto: “Sé el primero en registrar un dominio .INC”
- Avance: “Vence a la competencia a través de nuestro programa de acceso temprano .INC”
Saludos: hacer la introducción correcta
Redacte su saludo de una manera amigable y profesional. Si aún no utiliza su nombre de pila, comience con 'Hola Dr./Sra./Sr.'. Usar de forma predeterminada 'Estimado señor/señora' si realmente no sabe a quién se dirige es una opción, pero de último recurso. Este tipo de formalidad puede resultar útil para comunicarse con oficinas oficiales o en un entorno más tradicional donde el inglés no es el primer idioma. Sin embargo, en los países de habla inglesa nativa, está un poco desactualizado. “A quien corresponda” puede ser útil, pero proceda con precaución ya que puede parecer demasiado impersonal.
El truco consiste en evitar ser vago al redactar un saludo. Intente averiguar el apellido de la persona con la que se comunica. Realice investigaciones a través de sitios web profesionales como LinkedIn, el directorio del equipo del sitio web de la empresa o Google. Si ha agotado sus recursos, utilice por defecto Señor/Señora, pero sólo como último recurso.
Una vez que esté por su nombre, y dependiendo de cómo le firmen sus correos electrónicos, podrá usar sus nombres. Debes ceder a la formalidad con nuevos contactos si escribes por primera vez en lugar de utilizar un apodo. Este no es un correo electrónico para amigos o familiares, así que téngalo en cuenta al redactarlo. Con el tiempo, podrá relacionarse por su nombre con su red, con su lista de correo electrónico de suscriptores interesados en un boletín informativo o quizás con clientes VIP.
Aquí hay algunos saludos de apertura básicos que garantizan su utilidad en formatos universales y multilingües.
- Hola
- Hola (obviamente un poco más informal pero aún universal)
- Estimado
- Saludos
- Hola a todos o Saludos a todos
- A quien corresponda (útil si se escribe una carta legal, aunque demasiado impersonal para una carta comercial con información específica enviada a un profesional)
El cuerpo principal de su correo electrónico
Líneas iniciales
¿Cómo empezar un? Después del saludo adecuado a su destinatario, mantenga su abridor breve y directo. Recuerde que la gente tiene agendas muy ocupadas estos días, por lo que las conversaciones triviales deben reducirse al mínimo. Un saludo adecuado por correo electrónico es clave para enmarcar el tono de voz.
Recuerde que su comunicación no se trata solo de usted. Elimine el cliché de los mensajes evitando declaraciones generales como “Aquí en la empresa XYZ, nosotros…”. Evite también la tentación de simplemente presentarse: tiene una firma para eso y debe ir al grano rápidamente. En su lugar, hable directamente con su destinatario y honre su tiempo y energía abordando algo que sea beneficioso e interesante para él. Quieren saber exactamente por qué envía el correo electrónico y qué hay para ellos en el párrafo inicial.
Si se han conocido antes o han hablado en línea, ya sea en una conferencia o en un breve intercambio de texto, recuérdeles esto para que puedan ubicarlo en su propio contexto profesional. Comience con una frase agradable como “Espero que este mensaje le encuentre bien” y luego vaya directo al grano. Expresa tu propósito y sé directo y al mismo tiempo cortés. En la correspondencia comercial formal, la clave es centrarse en el mensaje. Recuerde la razón por la que se comunica con usted en primer lugar y tenga en cuenta el tiempo del destinatario.
Haciéndolo escaneable
Recuerde que algunas personas leerán su correo electrónico en su teléfono, por lo tanto, debe mantener el correo electrónico lo más breve posible para que la información que desea transmitir sea fácilmente legible. Escribir un correo electrónico sigue siendo escribir para la web, donde la paciencia es una virtud poco común. Si alguien tiene que desplazarse por docenas de párrafos para llegar al punto, perderá la atención del lector y es casi seguro que no la recuperará.
Si su mensaje requiere más de uno o dos párrafos, es posible que desee numerar los puntos importantes o agregar viñetas para que el lector pueda regresar fácilmente y consultar el contenido. Incluso puedes utilizar subtítulos para dividir y resaltar visualmente la información pertinente que deseas transmitir. ¡Esto hace que sea más fácil para el otro lado elaborar una respuesta, que será apreciada por el receptor!
Mantenerse seguro
Una advertencia muy importante a tener en cuenta es que su correo electrónico no debe considerarse un mensaje seguro o propietario. Siempre se debe tener en cuenta la posibilidad de que su correo electrónico sea reenviado, compartido o publicado. Por lo tanto, evite compartir demasiado datos personales o información comercial confidencial.
La mayoría de las personas asumirán que si comparte información con ellos, podrá compartirla con cualquiera. Los datos de la empresa que utilizó para mostrar el crecimiento empresarial podrían terminar en la presentación o el blog de otra persona. Así que considere lo que quiere o no quiere que sea de conocimiento público. Además, considere que los datos personales son una mina de oro para los estafadores.
La conclusión clave de esto es que nunca se sabe realmente dónde terminará su mensaje. Así que sea inteligente con lo que comparte, especialmente con nuevos contactos.
Cómo finalizar un correo electrónico
Es mucho mejor concluir su correo electrónico con una conclusión amable pero formal que con un cierre abrupto. Agradezca al destinatario por su tiempo y atención. Si no ha incluido un llamado a la acción en el cuerpo principal del correo electrónico, agregue algo fácil de transmitir, como “esperamos conectarnos pronto” o “gracias y esperamos su respuesta”. Asegúrese de reconocer que su tiempo es importante.
Existen numerosas formas de cerrar sesión en un correo electrónico comercial, como estas básicas:
- Atentamente,
- Atentamente,
- Mis mejores deseos,
- Muchas gracias,
- A la espera de saber de ti,
Aprobación y firma
Firme su correo electrónico con algo que no sea demasiado personal pero que mantenga una relación profesional, como “Atentamente” o “Saludos cordiales”. Evite cualquier cosa que insinúe una amistad cercana como “Salud”.
Debe transmitir la información básica y las formas en que se le puede contactar. Incluya su puesto de trabajo específico, la empresa para la que trabaja y representa en este correo electrónico y su información de contacto. Incluso si es obvio en la dirección de correo electrónico que se envía, agregar su dirección de correo electrónico a su firma agrega un nivel claro de profesionalismo como el que tendría en una tarjeta de presentación física.
Un formato fácil de seguir:
Nombre completo
Título profesional
Compañía
Información del contacto
Enlace al sitio web de la empresa
Logotipo pequeño *¡asegúrate de que tu logotipo no ocupe demasiado espacio en la página!*
Cuando se trata de desde dónde se envía su correo electrónico, existen muchos tipos de servicios que brindan correos electrónicos comerciales. Para llevar su correo electrónico al siguiente nivel, considere que facilita el envío de mensajes desde una dirección profesional. Por último, pero no menos importante, no olvides revisarlo antes de hacer clic en enviar.
Parezca legítimo con direcciones de correo electrónico profesionales
Dale a tu correo electrónico un aire de legitimidad incluso antes de que tu destinatario abra el mensaje. Al volverse profesional, querrás tener el nombre de tu empresa en la dirección de tu correo electrónico. Esto tiene dos propósitos. No sólo transmitirá su legitimidad, sino que también le recordará claramente desde el punto de vista del marketing el nombre y la dirección de su sitio web.
Cuando registra su dominio con un proveedor de alojamiento, generalmente hay disponible una opción de correo electrónico por una pequeña tarifa adicional además de este servicio. , por ejemplo, ofrece servicios de correo electrónico de serie a través del formato . También van más allá con más servicios que tienen funciones extra, como intercambiar cuentas para sincronizar tareas, compartir datos, controlar el acceso a archivos específicos y mucho más. Fácil de configurar, este tipo de alojamiento de correo electrónico administrado le permite mantener sus servicios de correo electrónico y dominio en un solo lugar, así como aprovechar ventajas adicionales…
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