(Desarrollado por Open-Xchange) es un software de colaboración de código abierto que satisface todas las necesidades necesarias de correo electrónico, calendario y contactos, gestión de tareas y almacenamiento de documentos.
Por eso el Email Privado es una gran opción para las organizaciones y para la optimización del trabajo en equipo. Este artículo ofrece una descripción general de las funciones de correo electrónico privado e instrucciones sobre cómo organizarlas de manera eficiente para su uso personal.
NOTA: dependiendo del plan de correo electrónico que utilice, algunas funciones o características del correo web se pueden desactivar para su paquete. Puedes comparar especificaciones técnicas de planes de correo electrónico privado.
Para comenzar a utilizar su servicio de correo y configurar las funciones necesarias, .
En la parte superior de la página verá la barra de menú que contiene las siguientes opciones:
NOTA: Las funciones OX Text y OX Spreadsheet están disponibles solo para usuarios de la suscripción Ultimate.
El ícono del menú del sistema está ubicado en la esquina superior izquierda y muestra las características principales del correo web de Correo Privado:
En esta sección puedes redactar y enviar nuevos correos electrónicos, ver los recibidos y organizar tus datos actuales. El práctico menú de árbol de carpetas de la izquierda se puede habilitar para ordenar el correo en carpetas. Además, puede utilizar (categorías) para categorizar sus correos electrónicos por remitentes: al archivar correos electrónicos, esos correos electrónicos se mueven a la carpeta Archivo. La carpeta Archivo contiene una subcarpeta separada para cada año calendario. Los correos electrónicos archivados se guardan en esas subcarpetas ordenados por año de recepción.
Puede utilizar la opción Archivar de dos formas posibles. El primero es archivar correos electrónicos individuales. Simplemente seleccione los correos electrónicos que deben moverse y haga clic en el ícono Archivar:
Además, puede archivar los correos electrónicos de la carpeta que tengan más de 90 días. Para hacerlo, seleccione la carpeta necesaria, haga clic en el ícono de acciones específicas de la carpeta al lado del nombre de la carpeta y presione Archivar mensajes antiguos:
También puede utilizar diferentes opciones para sus correos electrónicos, como: Responder, Reenviar, Eliminar, Marcar como leído/no leído, Marcar como spam/no spam, Mover, Copiar, Marcar, Imprimir, Ver código fuente, etc.
Private Email Calendar le ayudará a mantener sus citas de negocios organizadas de forma práctica. En el módulo Calendario, puede mostrar calendarios y citas, crear citas, administrar calendarios y citas. Le permite programar reuniones y actividades, especificando los miembros que pueden acceder a los calendarios seleccionados:
Si tienes un plan de correo electrónico Pro o Ultimate, podrás hacerlo con otros usuarios dentro de tu suscripción.
Con todos los planes de correo electrónico privado puedes compartir un calendario a través de un enlace. Para generar el enlace, haga clic derecho en las tres líneas horizontales junto al nombre del calendario > seleccione Crear enlace para compartir:
Luego puede establecer una contraseña, una fecha de vencimiento, agregar destinatarios y un mensaje y copiar el enlace:
Es posible crear tu propio calendario o suscribirte al existente usando estas opciones:
Si desea agregar un calendario, vaya a Suscribirse mediante URL y pegue la URL en su calendario. Haga clic en Suscribirse. Después de eso, las citas se importarán a un nuevo calendario.
La Libreta de direcciones le permite mantener y organizar sus contactos internos y comerciales, compartiendo carpetas públicas con participantes internos y creando carpetas privadas para su descripción general personal:
En este menú puede crear, editar, eliminar, mover contactos entre sus carpetas, crear y administrar el envío de correos electrónicos al grupo de destinatarios. Los planes de correo electrónico Pro y Ultimate le brindan esta función.
Es un almacenamiento de archivos creado para cargar y conservar archivos, notas y enlaces de Internet. Podrás guardar la información, compartirla con otros usuarios y editarla gestionando versiones de archivos y viendo el historial de modificaciones:
Puede encontrar las pautas detalladas sobre este módulo OX.
Es tu centro de información personalizable, mostrando citas programadas, cupo de buzones, mensajes nuevos y noticias favoritas de tus redes sociales.
Puede agregar el widget a la página del Portal haciendo clic en el botón Agregar widget en la esquina superior derecha de la página:
El módulo de tareas le brinda opciones como creación, visualización y administración de tareas, configuración de fechas de vencimiento y recordatorios de sus tareas. Además, puede delegar tareas seleccionadas a otros miembros haciendo clic en la pestaña Expandir formulario:
OX Text es una solución colaborativa de procesamiento de textos basada en web. Le brinda la capacidad de crear o cargar documentos de texto, editar el archivo y monitorear los cambios en tiempo real:
Además, hay una serie de plantillas que simplifican el proceso de redacción de un nuevo documento/fax/carta y le proporcionan el formato del documento listo para usar:
Los documentos se comparten a través del organizador de archivos, donde puede administrar los derechos de acceso a archivos y carpetas para otros usuarios.
Esta característica es un editor de ida y vuelta de archivos de MS Excel. Puede cargar fácilmente un documento de Excel, editarlo, guardarlo y compartirlo sin perder el formato y las propiedades:
La aplicación admite más de 300 fórmulas y permite compartir de forma colaborativa con derechos de edición exclusivos para los miembros internos:
Este grupo le proporciona tres herramientas adicionales: Notificaciones, Actualizar y Ayuda.
Con la opción Notificaciones puede administrar las notificaciones del escritorio. Verá una ventana emergente cada vez que se entregue un nuevo correo electrónico:
Además, estará informado sobre todos los eventos pasados y próximos:
Con la ayuda del botón Actualizar podrá actualizar el estado actual del correo web para ver la información más reciente.
La opción de ayuda lo llevará a la guía OX.
Esta función le permite crear presentaciones en su computadora o mientras viaja usando su teléfono móvil. Puede utilizar una de las muchas plantillas flexibles, que se pueden ajustar según sus necesidades o crear la suya propia:
Trabaje solo o en grupo y su presentación se sincronizará automáticamente y podrá compartirse.
Aquí puedes personalizar la configuración de tu cuenta en Webmail > haz clic en el ícono de Usuario > Configuración:
En este menú podrás configurar estas características:
Esta opción le permite establecer configuraciones básicas para su cuenta para que la interfaz del correo web se ajuste más a sus preferencias individuales:
1. Aquí puede configurar el idioma, la zona horaria, el intervalo de actualización y la configuración de diseño eligiendo el valor adecuado en el menú desplegable.
2. El intervalo de actualización define el período de tiempo para recuperar nuevos objetos del servidor.
3. En la pestaña Diseño podrás cambiar el color del fondo de la barra de menú.
4. La opción Aplicación predeterminada después de iniciar sesión define la aplicación que se muestra después de ingresar a la cuenta de correo electrónico a través del correo web. De forma predeterminada verás tu correo después de iniciar sesión.
5. La apertura automática del área de notificación especifica si la nueva notificación o el correo electrónico entrante se abrirá automáticamente.
6. El botón Mis datos de contacto se superpone a la pantalla con una ventana emergente con su Perfil personal. De forma predeterminada, el nombre y el apellido se envían mediante su dirección de correo electrónico; por lo tanto, puede ver usuario@dominio.com usuario@dominio.com en el campo DE.
Para configurar su nombre real, debe cambiar los datos de contacto, es decir, los campos Nombre y Apellido.
Allí puede especificar información personal como puesto, información sobre los contactos de su empresa, etc. Además, puede cargar la foto para presentarse ante otros miembros. Una vez que haga clic en Mostrar todos los campos, aparecerán más campos:
NOTA 1: Si ha cambiado previamente el campo Su nombre en el Menú del sistema >> Cuentas >> Correo electrónico, se utilizará dicho nombre en lugar del especificado en Mis datos de contacto.
NOTA 2: La foto de perfil se verá solo para los destinatarios que utilicen la misma suscripción de correo electrónico privado con libreta de direcciones global (planes Pro y Ultimate). La foto no se mostrará en cuentas de correo electrónico de terceros ni para los destinatarios que utilicen el plan Starter.
7. Cambiar contraseña. También puede cambiar la contraseña de su buzón a través de la cuenta ; puede encontrar más detalles.
Allí puede vincular cualquiera de sus perfiles de redes sociales de Facebook y Twitter a su cuenta de correo web de correo electrónico privado.
Te facilitará mantener tus redes personales al alcance de tu mano, todo sin tener que iniciar sesión en Facebook o Twitter por separado. Por ejemplo, para publicar/leer tweets, actualizar su cuenta, etc.:
La opción Agregar cuenta de correo le permite configurar cuentas de correo unificadas y compartidas, lo cual es prácticamente lo mismo que agregar otra cuenta de correo electrónico (Gmail, Yahoo) a la interfaz de correo web. Haga clic para obtener instrucciones detalladas.
Además, podrá editar la configuración de su cuenta de correo electrónico haciendo clic en el botón Editar en el mosaico de la cuenta de correo electrónico.
La sección Clientes activos enumera todas las sesiones activas ordenadas por dispositivos móviles, de escritorio y otros. También puedes finalizar cualquier sesión, excepto la actual, o finalizar todas las sesiones a la vez, excepto la actual:
Al eliminar una sesión aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación:
La sección Verificación en dos pasos le brinda la posibilidad de configurar una opción de verificación para su cuenta. Puede consultar más información sobre la autenticación de dos factores para correo electrónico privado.
Aquí verá cuatro grupos de configuraciones relacionadas con la configuración de correo de la aplicación de correo en el área de visualización:
aviso de vacaciones
Esta función es un módulo para administrar avisos de vacaciones por correo electrónico o respuestas automáticas de los usuarios. Puede encontrar las instrucciones sobre cómo configurar el aviso de vacaciones.
Avance automático
Para configurar el reenvío desde su cuenta de correo electrónico privado a otra cuenta, siga las instrucciones proporcionadas.
Cambiar suscripciones IMAP
Si utiliza una cuenta de correo electrónico IMAP, puede especificar una lista de carpetas IMAP que se sincronice con todas las carpetas contenidas en su cuenta en el servidor de correo. Simplemente haga clic en el botón Cambiar suscripción IMAP y aparecerá la ventana emergente con la lista de carpetas:
Aquí puede especificar la configuración para la creación de correo electrónico:
- Permitir correos electrónicos con formato html: define si los correos electrónicos se muestran en formato html, aunque en caso de que la función esté desactivada, todo el correo de su cuenta se muestra en formato de texto sin formato (sin imágenes, cursiva o negrita).
- Color de líneas entre comillas: define si los mensajes originales se resaltan con una línea vertical al reenviar o responder a uno. Los mensajes o respuestas se mostrarán como incrustados.
- Usar fuente de ancho fijo para correos de texto: esta opción especifica si se utiliza una fuente de ancho fijo al redactar un correo electrónico de texto sin formato. La fuente de ancho fijo o fuente monoespaciada es una fuente cuyos caracteres ocupan la misma cantidad de espacio horizontal, a diferencia de las fuentes de ancho variable.
- Al enviar un correo electrónico, es posible que desee saber si el mensaje se abrió (confirmación de lectura). La función Mostrar solicitudes de recibos de lectura le permite habilitar la solicitud de recibos del correo que envía. Tenga en cuenta que esta función funciona correctamente sólo si el remitente y el destinatario son usuarios de correo electrónico privado.
Sección de comportamiento
- Eliminar permanentemente los correos electrónicos eliminados: le permite especificar si los correos electrónicos se eliminarán permanentemente inmediatamente después de hacer clic en el botón Eliminar o si irán a la carpeta de papelera.
- Recopilar contactos automáticamente en la carpeta “Direcciones recopiladas” durante el envío especifica si las nuevas direcciones de correo electrónico se recopilan automáticamente en la carpeta Contactos recopilados al enviar un nuevo correo electrónico.
- Al marcar la casilla Recopilar contactos automáticamente en la carpeta “Direcciones recopiladas” durante la lectura, se habilitará la recopilación de direcciones al leer un nuevo correo electrónico.
- La opción Solicitar registro de enlace de correo define si el software colaborativo puede solicitar un registro de enlace de correo.
Pestaña Redactar:
Este menú le permite configurar el formato de correo electrónico preferido, el estilo de fuente y algunas opciones avanzadas…
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