Entonces has lanzado tu sitio web. ¿Cómo se escribe un correo electrónico adecuado para comunicarse con sus clientes? Elaborar correos electrónicos para satisfacer las necesidades de sus clientes puede ser una tarea desalentadora, especialmente con la gran cantidad de correos electrónicos no deseados y la capacidad de atención de los lectores cada vez más corta en estos días. Profundicemos en la etiqueta del correo electrónico, pero primero, repasaremos los conceptos básicos de cuándo y por qué usarías el correo electrónico en primer lugar.
Cuándo usar el teléfono frente al correo electrónico
Piénselo así: a menudo, no tendrá un número de teléfono directo para su cliente, pero tendrá una dirección de correo electrónico directa. En estos casos, el correo electrónico es la mejor manera de llegar a ellos porque no existe un “guardián”. Además, si su destinatario se encuentra al otro lado del mundo en otra zona horaria, enviar un correo electrónico le brinda la oportunidad de verlo en sus términos, cuando tenga un momento libre.
¿Qué es la etiqueta del correo electrónico?
La etiqueta del correo electrónico se refiere a un conjunto de reglas y pautas de mejores prácticas cuando se trata de comunicarse a través de correos electrónicos. Cosas como escribir mensajes breves y directos, revisar sus correos electrónicos antes de enviarlos, usar una firma adecuada y mucho más.
Las pautas pueden diferir según la industria o la empresa, pero la idea general es ser respetuosa, educada y clara.
¿Por qué es importante la etiqueta del correo electrónico?
La etiqueta del correo electrónico juega un papel crucial en varias áreas. Echemos un vistazo a algunos ejemplos de etiqueta en el correo electrónico:
- Construyendo relaciones: La etiqueta del correo electrónico mejora la comunicación con los clientes y/o socios comerciales y crea una atmósfera de confianza y colaboración.
- Comunicación efectiva: Asegurarse de obedecer las reglas de etiqueta del correo electrónico reducirá en gran medida los malentendidos y ahorrará a todos tiempo para leer y comprender lo que está tratando de decir.
- Profesionalismo: El correo electrónico es una de las herramientas más utilizadas en el mundo profesional. Escribir teniendo en cuenta la etiqueta del correo electrónico dará una buena impresión y demostrará respeto por los demás.
Reglas de etiqueta del correo electrónico
Comencemos con los conceptos básicos de la etiqueta del correo electrónico para empresas. Independientemente de si envías un correo electrónico, una carta a la antigua usanza o incluso un mensaje de texto, todos los profesionales se comunican con cierto grado de formalidad en su idioma. Responda con cortesía, cortesías y franqueza y estará en el camino hacia una relación comercial beneficiosa.
Líneas de asunto
Una buena línea de asunto casi garantizará que su contacto abra su correo electrónico de inmediato. En una competencia por atraer la atención, cuanto más clara sea la línea de asunto, mejor. Escriba su campo de asunto de manera clara y concisa. Nunca uses todo en mayúsculas o minúsculas, ya que esto no solo parece poco profesional sino que probablemente hará que te marquen como spam.
A continuación se muestran algunos ejemplos de líneas de asunto breves pero específicas:
- Presentando a John Smith a su agencia
- Seguimiento de la Conferencia XYZ
- Encantado de conocerte en el Foro XYZ la semana pasada
- Recordatorio: Cena de Negocios Hotel Hyatt este martes
- Tu experiencia con Hoteles Zona, ¡compártela con nosotros!
- A la atención de: Sr. Smith: Seguimiento de nuestra reunión de la semana pasada
- Según lo solicitado, se adjunta información del contrato XYZ.
Copia de cuerpo
La regla de oro es que sea breve y conciso. Utilice un tono de voz amigable, manténgase centrado en el tema del titular y no se salga del tema. Si hay puntos principales que transmitir, no dude en utilizar viñetas o una lista numerada.
Piensa en ser el destinatario de tu correo electrónico y en cómo es muy probable que el día de esa persona esté tan ocupado como el tuyo. Pregúntese cómo este mensaje será más productivo para todas las partes involucradas.
Cree una plantilla aproximada que podrá utilizar para casi todos los correos electrónicos que envíe. Incluye un saludo agradable, el motivo de tu mensaje, una petición o llamado a la acción y un acercamiento práctico. Esta fórmula se puede adaptar en muchos casos a través de las comunicaciones profesionales.
Firmas
Configure su correo electrónico para que responda automáticamente con su firma en la parte inferior de cada mensaje para seguir las mejores prácticas de etiqueta de firma de correo electrónico. Al hacerlo, se presenta una imagen profesional y coherente en todas las comunicaciones. Su firma debe incluir su nombre completo, puesto de trabajo, empresa y métodos de comunicación, que deben incluir su sitio web y número de teléfono. Facilite a sus contactos mantenerse en contacto y, si corresponde, seguirlo en las redes sociales. , y se pueden incluir todos siempre que sean sus cuentas comerciales.
Envío de archivos adjuntos
No podemos enfatizar esto lo suficiente: no envíe archivos grandes sin preguntar primero. Si tiene que enviar un archivo grande, pregunte en un mensaje preliminar para ver si el servidor de correo electrónico del destinatario puede manejar el mensaje entrante. De lo contrario, pregúnteles si existe un método preferido, ya sea , o cualquier otro servicio de entrega de archivos compartidos independiente.
Si debe enviar archivos adjuntos en su correo electrónico, mantenga un máximo de tres.
Formalidad y familiaridad
La importancia del lenguaje formal varía según la profesión y la cultura empresarial, por lo que es mejor pecar de buenos modales por correo electrónico con sus clientes, especialmente en las etapas iniciales del contacto.
Saludos y saludos
Hasta que alguien diga “¡Llámame Dave!”, comienza con un tono básico cortés pero formal.
- Dependiendo de la profesión, puedes comenzar con la tradicional.
- Estimado Sr. Jones,
- Hola señora Smith,
- Profesional pero cordial
- Más familiar
- Evitar
- ¡Ey!
- A quien corresponda (a menos que realmente sea un correo electrónico ciego a una dirección 'info@' sin ningún nombre específico adjunto)
Estas son formalidades de cortesía estándar que son universalmente apreciadas y, hasta que se establezca una relación familiar, siempre se recomienda comenzar con formalidad sin asumir una amistad cercana.
Tono de voz: mantenerlo claro y amigable
Las relaciones profesionales dependen del tono de voz. Al utilizar el correo electrónico, puede resultar difícil inferir las señales sutiles que serían claras en una reunión en persona. En general, cuando se trata de correo electrónico empresarial, querrás evitar el humor, los chistes sarcásticos o los memes.
Manténgase centrado en el tema en cuestión, sea claro y conciso, y tenga en cuenta que su destinatario está tan ocupado como usted. Se trata de generar confianza y facilitarles la respuesta.
Formato
Para evitar que lo marquen como spam, priorice el contenido de su mensaje sobre el formato. Las caras en negrita, las imágenes insertadas innecesarias, las fuentes locas y los diferentes colores tenderán a molestar al destinatario o le darán a su mensaje una calidad de spam. Manténgalo simple y claro, y sus posibilidades de obtener una respuesta serán mucho mayores.
TO vs CC vs BCC: Cómo usarlos correctamente
¿Quién en tu lista de correo necesita leer el correo electrónico que estás escribiendo? Si envía respuestas a un grupo o mantiene a una parte interesada al tanto de la conversación, asegúrese de seguir la etiqueta de respuestas por correo electrónico.
Comprender qué TO, CC y BCC le ayudará a obedecer la “etiqueta de las respuestas a los correos electrónicos” y también podría ayudarle a evitar situaciones potencialmente incómodas.
TO y CC realizan prácticamente la misma función en estos días. Puede agregar una lista de destinatarios a ambos. Donde puede optar por utilizar CC (copia carbón) en lugar de simplemente agregar los destinatarios a TO, es si hay uno o más destinatarios principales, pero desea incluir otros en el hilo del mensaje.
BCC significa copia oculta. Como sugiere el nombre, los destinatarios principales del hilo de correo electrónico no verán a nadie que haya sido agregado a la línea CCO.
¿Responder a todos?
Vuelva a verificar antes de presionar “Responder a todos” en una respuesta de correo electrónico. Pregúntese siempre si todos los miembros de la cadena de correo electrónico necesitan leer su respuesta. Si el mensaje es confidencial, asegúrese de que su respuesta sea sólo para el destinatario que necesita leerlo.
Revise cada correo electrónico antes de presionar enviar
Mantener buenos hábitos de correo electrónico comienza con la revisión antes de enviar. ¿Están todos los destinatarios previstos en la lista o hay personas no deseadas incluidas? Como hemos mencionado, tener cuidado con , TO, CC y BCC se agradecerá en el otro extremo.
Calculando el tiempo de tu respuesta
Mantenerse en contacto de manera oportuna es una excelente manera de crear una buena base de clientes y mostrar su etiqueta en el correo electrónico. Reserve tiempo durante su jornada laboral para responder correos electrónicos; por ejemplo, una o dos horas por la mañana mientras comienzas tus tareas diarias. A menos que sea una emergencia, siga la “etiqueta del tiempo de respuesta del correo electrónico” respondiendo dentro de las 24 horas durante la semana laboral y estará en el camino hacia una relación profesional fructífera.
¿Emojis?
En el ámbito profesional, manténgase alejado de los emojis, como chistes, memes cínicos y otros tipos de humor. El potencial de malas interpretaciones es enorme, sin mencionar la falta de formalidad.
Evite socavar su imagen profesional alejándose de ellos por completo. La clave es conocer a tu audiencia. Un solo emoticón sonriente de un colega no es el fin del mundo, pero fuera del lugar de trabajo, en relaciones comerciales desconocidas, es mejor ceñirse a la palabra escrita.
Editar respuestas y hacer referencia a correos electrónicos anteriores
En algunos casos, querrás demostrar a tus contactos y clientes que conoces el correo electrónico respondiendo al tema en cuestión. Mantenga una respuesta amigable, ligera en el contenido y elimine el contenido anterior que ya no se aplica. Esto incluye simplemente eliminar el rastro innecesario de respuestas por correo electrónico del hilo anterior. Seleccione el texto que desea cortar y simplemente presione “Eliminar”. Esto deja a su destinatario con menos desorden con el que lidiar y hace que sea mucho más fácil para él leer y responder.
Cuando editar hacia abajo
Al eliminar los encabezados de los correos electrónicos, los archivos de firmas y las renuncias de responsabilidad que se repiten al final de los mensajes, se elimina la mayor parte de la basura de una respuesta larga. Las publicaciones destacadas (cuando simplemente presionas responder y envías un hilo de correo electrónico largo) pueden molestar a tus destinatarios. Si no es necesario reiterar cada mensaje, la edición reducida muestra una etiqueta de correo electrónico inteligente para todos los incluidos en el mensaje.
Cuando no editar hacia abajo
Poner todo por escrito es la mejor manera de mantener un registro legal y ser muy claro en lo que dice. Las conversaciones telefónicas generalmente significan que no hay registro de lo que se dijo, y esto podría ser problemático si el problema alguna vez llega a un tribunal. Un hilo de correo electrónico al menos proporciona un registro de lo que se dijo. Incluso si una disputa comienza con una llamada telefónica, vale la pena cambiar al correo electrónico por este motivo.
Pero cuando sus comunicaciones son sobre un asunto legal u otro complejo intercambio de opiniones donde un registro de las aportaciones de todos podría ser útil en el futuro, conservar toda la correspondencia es un buen método para protegerse si los mensajes alguna vez se utilizan en algún tipo de disputa o contrato.
Elegir la herramienta adecuada
Si planea enviar correos electrónicos de marketing, además de crear un correo electrónico de acuerdo con la etiqueta del correo electrónico, también es importante tener un archivo . Este vídeo le ayudará a decidir cuál es el servicio de marketing por correo electrónico adecuado para usted. Combinar un buen servicio de correo electrónico con un correo electrónico bien escrito hace que su estrategia funcione mejor con seguridad.
En resumen, conocer estas reglas y consejos básicos de etiqueta en el correo electrónico le ayudará a mantener sus correos electrónicos profesionales y relevantes. Aplique la etiqueta del correo electrónico en sus correos electrónicos utilizando: un servicio de correo electrónico empresarial profesional que comienza desde solo $14,88 al año y disfrute de un correo web seguro y confiable.
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