La gestión de contenido empresarial (ECM) es una estrategia para crear y organizar distintos tipos de contenido que se ha vuelto cada vez más popular con el paso de los años. De hecho, el mercado de la gestión de contenido empresarial ha desde 2017, de 31.660 millones de dólares a 67.140 millones de dólares.
Si su empresa crea contenido periódicamente para compartir con sus empleados, partes interesadas, líderes de equipo, altos ejecutivos, clientes y más, la gestión de contenido empresarial puede ser una excelente solución.
A lo largo de esta guía, hablaremos más sobre qué es ECM, los principales beneficios de su uso, los cinco componentes principales y más.
¿Qué es la gestión de contenido empresarial? Guía de ECM:
¿Qué es la gestión de contenido empresarial (ECM)?
La gestión de contenido empresarial, o ECM por sus siglas en inglés, es una estrategia que muchas organizaciones grandes emplean para gestionar los cinco componentes: capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido importante a las partes necesarias. (Más información sobre estos componentes en breve).
ECM involucra los diversos procesos y herramientas necesarios para esos componentes y garantiza que su organización pueda mantenerse al día con el flujo de contenido en todo el negocio y que no se pierda nada esencial.
Sus soluciones ECM normalmente se centran en contenido interno, como informes, documentos de capacitación y cualquier otro tipo de hoja de cálculo, PDF, documento de Word, etc.
También puede contener información estructurada y no estructurada. La información estructurada se refiere a documentación, datos y otra información que se encuentra en un formato más estandarizado, como archivos de Excel o bases de datos SQL. La información no estructurada, por otro lado, no tiene un formato estandarizado o estructurado y puede presentarse en todo tipo de formas y tamaños.
¿Por qué es importante la gestión de contenido empresarial?
La ECM se ha vuelto mucho más frecuente e importante a lo largo de los años a medida que las violaciones de datos han aumentado y los gobiernos han tomado medidas para ayudar a mantener privada la mayor cantidad posible de información para los ciudadanos.
Pero más que eso, la gestión de contenido empresarial es importante porque ayuda a almacenar y administrar los miles de documentos perdidos que las empresas podrían tener de otro modo. No dependa del correo electrónico y del almacenamiento no seguro para conservar los contratos de los clientes y los archivos de los empleados.
En su lugar, invierta en un software ECM que pueda ayudarle a almacenar archivos esenciales, organizarlos en carpetas flexibles para facilitar el acceso y mantener segura la información confidencial.
Principales beneficios de la gestión de contenido empresarial
¿Por qué otra razón su organización debería considerar invertir tiempo y dinero en la gestión de contenido empresarial? Hay una serie de beneficios que se deben tener en cuenta.
Organice la documentación importante
Es probable que su sistema ECM albergue una serie de documentos internos, lo que ayudará a mantener todos los contenidos más importantes en un solo lugar. Esto le proporciona a su empresa lo que se denomina una “única fuente de información”, lo que garantiza que no haya duplicados, errores ni documentos sueltos (especialmente que contengan información confidencial) que circulen por toda la empresa, excepto en el almacenamiento de ECM.
Reducir los riesgos de seguridad y cumplimiento normativo
Las herramientas de ECM pueden garantizar que su contenido se almacene en un repositorio seguro, permitiendo que solo quienes tengan acceso busquen y encuentren la documentación que necesitan. Esto puede ayudar a aliviar posibles problemas de seguridad y cumplimiento, asegurándose de que solo quienes necesitan la documentación puedan acceder a ella.
Facilite la búsqueda de contenido
Con herramientas de búsqueda fáciles de usar y con todos los miembros de su equipo sabiendo que el contenido que necesitan estará almacenado en un lugar seguro, es mucho más fácil buscar y localizar los documentos, hojas de cálculo, archivos, contratos, etc. que las personas necesitan para sus tareas diarias.
Aumentar la eficiencia
Los sistemas ECM pueden reducir las tareas manuales y automatizar la gestión de contenidos. También permiten que los empleados encuentren lo que necesitan para completar sus tareas y evitan trabajos redundantes, como tener que volver a crear documentos perdidos, lo que mejora la productividad y la eficiencia generales.
Elementos de gestión de contenido empresarial
Una gestión adecuada del contenido empresarial se puede dividir en cinco componentes principales. Su estrategia de ECM debe tener cada uno de estos elementos en su lugar para garantizar que nada se quede sin respuesta.
Captura
Este primer componente, capturase trata de capturar o reunir la documentación existente para incorporarla a su nuevo sistema ECM. Deberá convertir todos los documentos en papel a formatos electrónicos, importar los archivos electrónicos existentes y compilar una lista de toda la documentación existente que debe almacenarse en su sistema ECM.
Esto podría incluir documentación como:
- Contratos
- Facturas y órdenes de compra
- Curriculums y solicitudes
- Expedientes de empleados
- Reportes de investigación
- Propuestas
Digitalizar todos estos documentos en un repositorio centralizado puede ayudar a mejorar los procesos organizacionales y hacer que el contenido empresarial sea aún más fácil de encontrar.
Administrar
El siguiente componente es administrarY aquí es donde entra en juego un sistema de software de gestión de contenido empresarial integral. La interfaz de la herramienta ECM que elija debe permitir que los miembros del equipo que necesiten acceder a varios documentos puedan buscarlos y encontrarlos fácilmente.
Las características del componente de gestión deben incluir gestión de documentos, sistemas colaborativos, gestión de contenido web y gestión de registros transaccionales.
Almacenar
El tercer componente es almacenarSu herramienta ECM debe tener una opción de almacenamiento que guarde sus archivos digitales por usted. Pero más que eso, debería poder:
- Establecer parámetros sobre quién puede acceder a los archivos
- Utilice estructuras de carpetas flexibles para organizar sus archivos
- Realice copias de seguridad de la información que cambia con frecuencia
- Permitir a los usuarios realizar modificaciones en documentos y hojas de cálculo.
Preservar
El cuarto componente, preservarse refiere a conservar información que cambia con poca frecuencia mediante la gestión de registros. Esto también se puede denominar gestión de archivos: básicamente, su sistema ECM archiva documentos a los que no accede con frecuencia para dejar espacio para los archivos a los que sí accede y actualiza con regularidad.
Estos archivos preservados aún pueden utilizarse, pero es una excelente forma de asegurarse de seguir cumpliendo con su documentación que cambia con poca frecuencia.
Entregar
El último componente es entregarEste componente garantiza que quienes necesiten acceder a los documentos en su sistema ECM los obtengan, ya sean miembros del equipo o clientes, pero el aspecto de entrega garantiza que siempre lleguen a las manos adecuadas.
Cómo implementar un sistema de gestión de contenido empresarial
¿Está listo para implementar su propio sistema ECM? Repasemos estos seis pasos clave para ayudarlo a comenzar.
Audite su proceso actual de gestión de contenido
(O, en algunos casos, no). ¿Dónde guardas tu contenido? ¿Utilizas, como mencionamos al principio, archivos adjuntos en correos electrónicos y almacenamiento en la nube no seguro para tu información confidencial? ¿Tienes archivos guardados en un disco duro externo?
Ninguna de esas opciones es segura ni infalible, y es hora de ponerse manos a la obra e invertir en ECM.
Compila una lista de todos tus documentos, archivos PDF, hojas de cálculo, etc. existentes y dónde los almacenas actualmente. Esto te ayudará a configurar tu plataforma ECM para que sepas exactamente qué información capturar.
Reúna a las partes interesadas clave
Un buen sistema ECM funciona en todos los equipos y departamentos, por lo que debe asegurarse de planificar para cada departamento que necesite tener acceso a los archivos. Consiga un líder de equipo o jefe de departamento de cada equipo clave y pídales que trabajen juntos para encontrar la mejor solución e implementar su nuevo sistema ECM.
Define tus objetivos
¿Por qué desea implementar este sistema ECM? ¿Cuáles son sus objetivos? Algunos objetivos comunes incluyen:
- Reducción de riesgos de seguridad y cumplimiento
- Mejorando los procesos de negocio
- Reducir el desperdicio de papel
- Aumentar la eficiencia de los empleados
- Facilitar la búsqueda de documentos clave
Asegúrese de que cada parte interesada esté alineada con sus objetivos y no tenga nada adicional que agregar.
Investigar y elegir una plataforma ECM
Cada persona en el nuevo equipo de proyecto ECM debe trabajar en conjunto para investigar y encontrar opciones de software de gestión de contenido empresarial que tengan todas las características que necesitan para alcanzar sus objetivos.
Para comenzar su búsqueda con el pie derecho, aquí hay algunas opciones de software a considerar:
- Al aire libre
- Documentos AODoc
- Texto abierto
- Hyland
- Nueva generación
- Paquete IBM Cloud
- Archivos M
- SharePoint
Crear una hoja de ruta
Una vez que haya elegido la herramienta de ECM perfecta para su organización, es momento de crear una hoja de ruta para la implementación. Esta hoja de ruta ayudará a su equipo a llegar del punto A (donde se encuentra actualmente su contenido) al punto B (cómo visualiza su contenido dentro de la herramienta de ECM).
El uso de tácticas de planificación Agile o Scrum para este proyecto puede ser una excelente forma de mantener a todas las partes interesadas involucradas y poner en funcionamiento el nuevo proceso lo más rápido y eficientemente posible.
Implemente su nueva herramienta ECM
Por último, pero no por ello menos importante, llega el momento de implementarlo. Regístrese, capture todo su contenido, almacénelo y organícelo, etc. Sin embargo, este proceso no terminará allí. Hay pasos adicionales que se deben tomar para asegurarse de que su contenido se mantenga seguro y organizado.
Considera lo siguiente:
- Desarrollar políticas que definan quién tiene acceso a qué archivos en la herramienta
- Crear procesos para ingresar nuevos documentos correctamente
- Capacitar a los líderes de equipo sobre cómo utilizar mejor la herramienta para sus equipos.
- Diseñar documentos de conocimiento y capacitación para nuevos miembros del equipo.
- Pruebe varios procesos para encontrar el mejor sistema ECM para su organización
Comience a utilizar la gestión de contenido empresarial
Mantenga su empresa organizada mediante la gestión de contenido empresarial. Encuentre la herramienta ECM adecuada para su negocio y obtenga más información sobre otros programas de software empresarial que pueden aumentar la eficiencia en toda su organización.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa gestión de contenidos empresariales?
La gestión de contenido empresarial se refiere a la estrategia de capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar documentación importante dentro de una organización.
¿Cuáles son los componentes de la gestión de contenido empresarial?
Los cinco componentes de la gestión de contenido empresarial son:
- Captura
- Administrar
- Almacenar
- Preservar
- Entregar
¿Cómo funciona un sistema de gestión de contenidos empresariales?
Un sistema ECM permite a los miembros del equipo organizar, almacenar y encontrar fácilmente documentos importantes para su negocio. Por ejemplo, un miembro del equipo de RR. HH. puede usarlo para organizar los archivos de los empleados, mientras que un vendedor puede usarlo para almacenar contratos de clientes, órdenes de compra, etc.
¿Cuál es un ejemplo de gestión de contenido empresarial?
Un ejemplo de ECM se puede encontrar en proveedores de gestión de contenido empresarial como Alfresco, AODocs, OpenText, Hyland, Newgen, IBM Cloud Pak, M-Files y SharePoint.
¿Cuál es la diferencia entre CMS y ECM?
Un CMS, o sistema de gestión de contenido, es lo que una empresa utilizaría para realizar modificaciones en sus páginas web o en el contenido de su blog. Es más público, mientras que el ECM, o sistema de gestión de contenido empresarial, se centra en el almacenamiento y la organización de la documentación interna.
Sobre el Autor
Escritor
Chloe West es una especialista en marketing digital y escritora independiente que se centra en temas relacionados con las redes sociales, el contenido y el marketing digital. Vive en Charleston, Carolina del Sur, y cuando no está trabajando, la encontrarás leyendo una novela romántica o regando sus plantas.
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